تقييم قدرات المنظمات

12-09-2018

من المتعارف عليه عند العاملين في المنظمات، أن لكل منظمة مستوى مختلف من الكفاءة في التخطيط وحشد التمويل وجودة التنفيذ. ولذلك نجد أن كل منظمة تحرص على الظهور بأنها الأكفأ والأفضل في التخطيط والأكثر جودة في التنفيذ، لأن اقتناع المانحين بذلك سيؤدي إلى موافقتهم على تنفيذ المشاريع بالشراكة معًا، وبالتالي زيادة تمويلاتها ونموها المستمر.

وهنا يجب التوضيح للجميع، أن أغلب المانحين قد قاموا بتبني معايير موحدة للإجراءات، وقاموا بتطوير أدوات لتقييم قدرات المنظمات، قبل تنفيذ أي اتفاق أو شراكة أو تمويل معها، ويحتاج كل شخص يعمل بالمنظمة لمعرفة القدرات والمتطلبات التي يتوقع المانحون أنها متوفرة في منظمتهم قبل التواصل معهم أو تقديم أي خطط ومقترحات للتمويل وأهمها:

  1. القدرات المالية: وجود تقرير التدقيق المالي السنوي من قبل محاسب قانوني أو شركة تدقيق مالي لآخر سنة مالية. ويطلب بعض المانحين تقرير التدقيق المالي لآخر ثلاث سنوات مالية. تحتوي هذه التقارير على إجمالي الميزانية التي أنفقتها المنظمة في السنة وهذا يساعد المانح في معرفة مستوى قدرة المنظمة وحجم التمويلات التي يمكن أن تستوعبها وتنفقها وفق الاجراءات المالية المتعارفة.

  2. القدرات الفنية: وجود ما يثبت أن للمنظمة خبرة سابقة في تنفيذ نفس النوع من المشاريع التي سيتم دعمها، مثل اتفاقيات سابقة مع شـركاء مماثلين أو تقارير الإنجاز السنوي أو تقارير لمشاريع سابقة في نفس القطاع. يريد المانحون أن يتأكدوا أن المنظمة التي ينوون تمويل مشاريعها قادرة على إدارة هذا النوع من المشاريع وأنها ستعمل على اتباع إجراءات التنفيذ والمتابعة والتقييم وأنها تستطيع تقديم تقارير بمستوى جيد لكل الأنشطة.


    علاقة حجم التمويلات من المانحين بمستوى المخاطر لدى المنظمات

    تقييم المخاطر وعلاقته بحجم التمويلات

  3. السياسات والأنظمة الداخلية للمنظمة: يقوم المانحون بطلب نسخة من سياسات المنظمة وأدلة العمل التي تتبعها، ويقومون بالاطلاع عليها واتخاذ القرار فيما أن هذه الأدلة صالحة لاتباعها أثناء تنفيذ المشروع الممول من قبلهم أم يقومون بإرسال سياسات وأدلة وتعليمات خاصة بهم ويطلبون من المنظمات التي يمولونها أن تتبعها.

  4. الموثوقية: يضطر المانحون للتأكد من موثوقية المنظمة قبل تمويلها والموافقة على مقترحات مشاريعها، وموثوقية المنظمة ليست من خلال تقارير التدقيق المالي السنوي فقط، وإنما أيضاً عبر التأكد من وجود هذه المنظمة على أرض الواقع، ولذلك يبحثون عن موقعها الإلكتروني والأخبار الخاصة بأنشطتها أونلاين وهناك من يتعاقد مع جهات محلية للذهاب إلى مقر المنظمة والتأكد من وجود مقر واضح ودوام مستمر لكادرها الرئيسي و مدى تطبيق المنظمة للإجراءات المتعارفة ووفقاً لسياساتها المالية. وقد يطلب المانحون قائمة من شخص أو أكثر يعملون في منظمات معروفة، ويوقومون بالتواصل معهم وطلب رأيهم فيما أن هذه المنظمة تستطيع تنفيذ المشروع الذي تم تقديمه أم أنها ليست مؤهلة لذلك، ثم يتخذون قرار التمويل من عدمه وفقاً لهذه الآراء والتوصيات.

  5. الكادر الرئيسـي: يطلب المانحون قائمة بأسماء ووظائف ومؤهلات وخبرات قيادات هذه المنظمات أو كادرها الرئيسي الذي يدير المنظمة. ويركز المانح على وجود رجال ونساء في قيادة هذه المنظمات وليس فقط رجال، لذلك يجب على المنظمات أن تعمل على توظيف كادر مؤهل بشكل كافي من الرجال والنساء، لكي تكون في مستوى يعكس للمانح الأمان الذي يريد أن يكون متوفر لدى شركائه لكي يستطيع عقد اتفاقية شراكة وتحويل أموال نقدية إلى حسابهم، وكذلك ليطمئن ان للمنظمة قيادة وكادر لديه وعي كافي بالتطلبات التنظيمية والاجراءات الفنية والمالية المتعارفة وأنه قادر على التنفيذ وإعداد التقارير والمستندات المالية والفنية التي تؤكد تنفيذ كل نشاط بشكل جيد، وانفاق كل بنود الميزانية بمسئولية. كما يجب على المنظمة، أن تقوم بالتدريب المستمر لكادرها الرئيسي على كتابة المقترحات وحشد التمويل وتعريفهم بكل متطلبات المانحين.

إذن تحتاج المنظمة أن تُجِهّز للأمور التالية من اليوم الأول للتأسيس لكي تكون جاهزة لاستقبال التمويلات:

  • تقرير التدقيق المالي السنوي لآخر سنة مالية للمنظمة التي تأسست حديثًا أو لعدة سنوات مالية للمنظمات التي تأسست قبل عدة سنوات.
  • تقارير جيدة لعدة مشاريع قاموا بتنفيذها.
  • النظام الأساسي ونسخة من تصريح المنظمة الذي تم تجديده بداية العام.
  • السياسات الداخلية للمنظمة وأهمها السياسة المالية وسياسة المشتروات وسياسة الموارد البشرية وأدلة إدارة المشاريع والمتابعة والتقييم.
  • نماذج للاجراءات التي قاموا باتباعها أثناء تنفيذ أنشطتهم أو مشاريعهم مثل خطط المشاريع وخطط المتابعة والتقييم ونموذج استقبال الشكاوى والتغذية الراجعة ومجموعة من التقارير المالية واجراءات المشتروات وتقارير لبعض الأنشطة.
  • السيرة الذاتية لقياداتها (مجلس الأمناء أو الهيئة الإدارية) وكادرها التنفيذي الرئيسي.
  • موقع إلكتروني باللغة الإنجليزية، يحتوي على أخبار وصور حديثة للأنشطة والمشاريع التي نفذتها المنظمة.
  • بروفايل تعريفي وخطة استراتيجية.
  • يجب أن تكون كل هذه الوثائق محدثة باستمرار ومترجمة باللغة الإنجليزية حتى يستطيع المانح الإطلاع عليها في أي وقت.
  • لديك سؤال؟ راسلنا وسنكون سعداء بالإجابة عليك
    ___________________________________

    تود استخدام بورتال365؟

بورتال365 يستخدم ملفات تعريف الارتباط (Cookies) وذلك لضمان حصولك على أفضل تجربة وباستخدامك للموقع فأنت توافق على كلٍ من سياية الخصوصية و سياسة ملفات تعريف الارتباط